Reduciendo costes con Software Libre

Cuando nuestro mercado potencial encoge y las ventas caen, reducir costes se revela como una de las alternativas obvias para mantener una empresa a flote. Sin embargo, "meter la tijera" y recortar sin más no es la única opción. Lo deseable es optimizar los procesos internos de la empresa para ser capaces de hacer más con menos. En este sentido, una mínima inversión en un programa de gestión de procesos puede resultar muy rentable.

05 May 2011 | AbanQ G2

Los anglosajones dicen workflow y en castellano le llamamos "flujo de trabajo". Son las tareas que hacemos en un orden determinado para realizar un proceso concreto. En este artículo llamaremos software de gestión de procesos al programa que nos permite definir y controlar los flujos de trabajo de nuestra empresa.

Cuando varias personas trabajan en grupo, tener una herramienta que diga qué tiene que hacer cada uno y que permita anotar cuándo empieza y termina cada tarea puede resultar muy beneficioso en términos de productividad. Con frecuencia perdemos el tiempo en recordarnos unos a otros lo que hay que hacer y cómo va la faena. El software de gestión de procesos minimiza el número de comunicaciones internas y nos permite centrarnos en las tareas que nos han sido asignadas.

En definitiva, se trata de poder responder a la siguiente preguntas sin tener que abrir la boca:

• ¿Está terminada la tarea X?
• ¿Quién la ha hecho?
• ¿Ha tardado más o menos de lo previsto?
• ¿Qué tareas quedan por hacer?

Podría parecer que un software de gestión de procesos está destinado únicamente a empresas que se dedican a fabricación o gestión de proyectos. Nada más lejos de la realidad. Una empresa de distribución, por ejemplo, puede optimizar sus procesos con este tipo de software de una forma muy significativa. Imaginemos por un momento que cuando el comercial cierra una venta se lanza un proceso de preparación, entrega y facturación de la mercancía. El sistema se encarga de ir comunicando a almacén, logística, facturación y contabilidad las distintas tareas a realizar. El tiempo dedicado a coordinación se reduce al máximo ya que se evita tener que repetir las órdenes, y además se minimiza la posibilidad de cometer errores porque alguien olvide hacer una tarea, ya que el sistema te lo recuerda. Una ventaja añadida de utilizar este tipo de software es que tras un rodaje nos permite estimar mejor los tiempos de respuesta, ayudándonos a cumplir nuestros plazos de entrega.

La guinda que hace que un software de gestión de procesos se acabe implantando de forma efectiva en una empresa es que esté integrado en el sistema de gestión. Si se trata de un programa aparte necesariamente habrá que repetir en varios sitios la introducción de datos básicos como teléfonos y direcciones de los clientes. Lo ideal es tener un sistema de gestión de tipo ERP (Enterprise Resource Planning) que integre la gestión de almacén, facturación y contabilidad con un módulo de gestión de procesos. De esta forma, desde la propia ficha del cliente podremos ver tanto su facturación como en qué estado de preparación se encuentran sus pedidos. Y el "acabose" es conectarlo con la web de la empresa de forma que el cliente pueda ver por internet el estado de sus pedidos, evitando así que tenga que preguntar repetidas veces el consabido "¿Cómo va lo mío?".

Reducir costes aumentando nuestra productividad puede resultar decisivo para la supervivencia de nuestra empresa, y un software de gestión de procesos nos ayudará a conseguirlo.

En la actualidad existen diversos sistemas de gestión ERP de Software Libre adecuado para todo tipo de pymes, micropymes y autónomos y que ofrecen altos niveles de calidad entre otros: AbanQ, Libertya ERP, OpenXpertya, etc.

El Software Libre es probablemente la solución más acertada para la empresa, pues promueve que el cliente sea el dueño del código fuente y no pague por número de licencias de uso. Puede instalarlo en tantos equipos cómo desee sin coste adicional de licencias. Estas características fundamentales permiten al cliente la independencia del proveedor tecnológico y la reducción de costes de implantación del sistema.

Un salto hacia el código abierto

En 2005, inició la migración de todos sus sistemas – hasta entonces basados en Unix – hacia Linux, incluidos los procesos internos de toda la cadena. Quien se ocupó de la tarea fue Disytel, proveedor que también instaló el sistema de gestión Libertya, el software Sugar, de relacionamiento con los clientes, y la herramienta Business intelligence Jaspersoft, para reemplazar desarrollos propios. Todo sobre Linux y todo en open source.
Manuel Pereira, gerente general y responsable de Sistemas de HiperTehuelche, cuenta que, al decidirse por el software libre, pensaron “no sólo en el desarrollo, sino en que existen actualizaciones mucho más económicas que las de los sistemas tradicionales”. Según Pereira, el ahorro en licencias fue del 60% con respecto al software propietario y, además opina que “el sistema es mucho más amigable para adaptarlo a nuestras necesidades”. Y agrega: “Se podría tercerizar todo. De hecho, todos los desarrollos los hace Disytel, no hacemos nada internamente”.
Hoy, todos los procesos administrativos están basados en software de código abierto y, en la actualidad están haciendo la implementación en la sucursal número 14. Seguirán otras tres en 2011: más de 360 puestos de trabajo. “Cada sucursal es como una empresa. Son procesos largos, que incluyen capacitación y presimulación”, dice Mario Mauprivez, director ejecutivo de Disytel.
La cadena patagónica de productos para la construcción HiperTehuelche es pionera, en el mundo del retail, en la incorporación de software de código abierto.

Software para administrar la empresa

“Software para administrar la empresa”: ¿Qué evaluar del proveedor y de la solución?

 

 * ¿Cuáles son los errores habituales? * ¿Conviene un desarrollo a medida o un paquete?

Por Mariano Gorodisch (Revista Clarín Pymes) 

Elegir el software de gestión no es fácil para una Pyme. Pero un buen primer paso es encarar la búsqueda centrándose en el proveedor y no en la solución. (…) 

De código abierto 

Pero no siempre hay que pagar una licencia por el uso del software. Hay otro tipo de software - llamado de “código abierto” u open source, - que se libera con el código fuente (las líneas escritas por el programador), para que cualquier usuario pueda personalizarlo o modificarlo. Esto no sucede con el software tradicionalmente utilizado – llamado propietario -, donde la empresa que lo desarrolla sólo entrega una licencia de uso. 

En el software open source, no hay licencias, aunque sí suele haber costos ligados a la consultoría de implementación, la personalización y la capacitación. Pero lo interesante es que el usuario puede contratar a cualquier empresa que los brinde y no exclusivamente al desarrollador del software o a las firmas asociadas a él. Bajo este concepto, hay diversos sistemas operativos y aplicaciones para las más variadas cuestiones. 

Un sistema de gestión open source es Libertya, la versión local del español OpenXpertya, desarrollada por la argentina Disytel. Acaba de lanzarse la versión 03.11 del software y Mario Mauprivez, director Comercial de Libertya explica que la premisa de trabajo fue “concentrarse en desarrollar las mejoras solicitadas por los usuarios, para brindar respuestas cada vez más específicas a sus necesidades”. 

Como se mencionó, este tipo de software implica costos de consultoría. En el caso de Libertya, el proveedor desarrolló un paquete de servicios llamado Easy Pack, especialmente pensado para facilitar y acelerar la puesta en marcha del producto. Entre los servicios que incluye están la instalación y configuración de la aplicación, una personalización básica, la capacitación del personal, y el acceso al centro de soporte técnico del proveedor para resolver las dudas o inconvenientes que se presenten. (…) 

consultas de Libertya en Perú a diego.cobenas@osisonline.com  / http://www.libertya.org/

Como obtener Libertya para su Negocio

Libertya es Gratis

Libertya esta desarrollado bajo los lineamientos Open Source / Software Libre, lo que hace posible acceder a esta aplicacion sin costo de licenciamiento y tener acceso al codigo fuente para modificarlo.

OSIS es TRAINING CENTER Libertya

Aunque la herramienta de gestion Libertya esta pensada para ser sencilla de instalar, ejecutar y operar, es recomendable que los primeros pasos esten dados por personal capacitado, que garantize la correcta implementación a fin de optimizar el tiempo y los recursos.

OSIS  es socio  Libertya y como tal posee todo un plantel de personal dedicado a ayudar a las pymes a implementar el software de Gestion correctamente, a tal fin tenemos un centro de capacitación destinado a todos los niveles de usuarios de la herramienta.

Libertya es totalmente personalizable

Al ser una herramienta Open Source, el codigo puede ser totalmente adaptado a sus necesidades, esto sin generar dependencias innecesarias con una empresa propietaria de la tecnologia.OSIS, como socio  Libertya, tiene basta experiencia en desarrollar módulos a medida para una perfecta adaptación a las necesidades específicas de cada negocio.